QUY ĐỊNH

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND XÃ DƯƠNG HÒA

(Ban hành kèm theo Quyết định số 45/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2023 của Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

1. Quy định này quy định về công tác văn thư tại UBND xã Dương Hòa.

2. Công tác văn thư được Quy định tại Quy định này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Quy định này áp dụng đối với các ban ngành, cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã Dương Hòa.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Quy định công tác văn thư bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư, là căn cứ để xây dựng Quy chế về công tác văn thư của cơ quan.

2. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.

3. Hệ thống quản lý văn bản điều hành là phần mềm dùng chung được Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai trên địa bàn tỉnh thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản, giải quyết công việc trong các cơ quan nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã (sau đây gọi chung là Hệ thống).

Điều 4. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc quản lý công tác văn thư

a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định và tin học hóa công tác văn thư theo quy định của pháp luật và quy định Ủy ban nhân dân tỉnh.

b) Quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền.

c) Chỉ đạo việc số hóa văn bản, phát hành văn bản điện tử và trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết (máy vi tính, máy in, máy fax, máy scanner, máy photocopy) theo Quy định.

2. Trách nhiệm của công chức Văn phòng - Thống kê xã

a) Giúp người đứng đầu cơ quan trực tiếp quản lý thực hiện công tác văn thư và tin học hóa công tác văn thư tại UBND xã.

b) Giúp người đứng đầu cơ quan theo dõi thời gian xử lý văn bản theo Quy chế làm việc của cơ quan, báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn bản đến, văn bản đi trong các buổi giao ban hàng tháng của cơ quan.

c) Tham mưu trong việc chỉ đạo, thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan.

- Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến.

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản.

- Quản lý Sổ đăng ký văn bản.

- Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức; các loại con dấu khác theo quy định.

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã, người lao động

a) Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư và Quy định này.

b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định và thống kê thành mục lục hồ sơ trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.

Điều 5. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

Thực hiện theo quy định tại Điều 5 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư.

Điều 6. Cá nhân sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành

1. Mỗi cá nhân được cấp một tài khoản (account) để truy cập vào Hệ thống, được cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng Hệ thống nhằm phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

2. Khi chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức mới hoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại cơ quan, tổ chức, cá nhân phải liên hệ với Văn phòng - Thống kê xã phụ trách quản lý Hệ thống tại cơ quan để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy cập vào Hệ thống và được hướng dẫn sử dụng các chức năng của Hệ thống.

3. Sử dụng Hệ thống để kịp thời tiếp nhận và xử lý các văn bản, công việc được phân công theo đúng trách nhiệm và quyền hạn được phân công và đúng quy trình được cơ quan, tổ chức quy định.

4. Bảo vệ mật khẩu, không cung cấp hoặc để lộ mật khẩu Hệ thống.

5. Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra trên Hệ thống phải ghi nhận lại sự cố và nhanh chóng thông báo với bộ phận phụ trách Hệ thống tại cơ quan, tổ chức để được hỗ trợ và xử lý kịp thời.

Điều 7. Sử dụng Hệ thống quản lý văn bản điều hành

1. Khi luân chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống, cơ quan đã được cấp chứng thư số hợp lệ bắt buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản điện tử.

2. Cơ quan có trách nhiệm trong việc quản lý các tài khoản đăng nhập vào Hệ thống của các cá nhân thuộc cơ quan.

3. Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc chức vụ của cá nhân tại cơ quan.

a) Trường hợp nghỉ việc, về hưu hoặc chuyển công tác đến cơ quan, tổ chức khác: Thực hiện vô hiệu hóa tài khoản người dùng trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức, đảm bảo cá nhân không đăng nhập và sử dụng được Hệ thống. Không xóa tài khoản của cá nhân để tránh trường hợp mất quá trình xử lý của văn bản, công việc.

b) Trường hợp tiếp nhận cá nhân mới: Thực hiện tạo mới và phân quyền tài khoản người dùng để đăng nhập vào Hệ thống.

c) Trường hợp thay đổi chức vụ hoặc vị trí công tác của cá nhân tại cơ quan, tổ chức: Thực hiện phân quyền, chỉnh sửa và cập nhật thông tin tài khoản người dùng trên Hệ thống.

4. Trong trường hợp Hệ thống xảy ra sự cố bị ngưng hoạt động, cơ quan phải tiến hành xử lý công việc trên giấy hoặc công cụ khác. Đồng thời, cơ quan phải nhanh chóng liên hệ với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Sau khi sự cố đã được khắc phục, cơ quan phải kiểm tra lại tính ổn định và thực hiện cập nhật các thông tin đã xử lý vào Hệ thống.

5. Định kỳ hàng ngày sao lưu dữ liệu văn bản của cơ quan, tổ chức để đảm bảo an toàn, an ninh cho Hệ thống.

6. Khi triển khai sử dụng Hệ thống tại cơ quan cần phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để thực hiện việc liên thông kết nối với trục liên thông của tỉnh.

Điều 8. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư

Mọi hoạt động trong công tác văn thư của cơ quan phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 9. Kinh phí cho hoạt động văn thư

Hàng năm, cơ quan bố trí kinh phí cho công tác văn thư trong dự toán ngân sách Nhà nước theo quy định tại Điều 36 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

                                                      Chương II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Mục 1. SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 10. Hình thức văn bản

Gồm các loại hình văn bản sau:

1. Văn bản quy phạm pháp luật.

2. Văn bản hành chính.

3. Văn bản chuyên ngành.

Điều 11. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo các Quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật”.

2. Văn bản hành chính: Thực hiện theo quy định tại Điều 8, Điều 9 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và Cơ sở dữ liệu biểu mẫu văn bản hành chính tỉnh Thừa Thiên Huế.

3. Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành.

Điều 12. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo các quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015; Nghị định số 34/2016/NĐ-CP và Nghị định số 154/2020/NĐ-CP.

2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại  Phụ lục II.

Điều 13. Duyệt bản thảo văn bản

Thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Phụ lục II.

Điều 14. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan và trước pháp luật về nội dung văn bản và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành.

Điều 15. Ký ban hành văn bản

Thực hiện theo quy định tại Điều 13 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Phụ lục II.

Mục 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 16. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan phải được quản lý tập trung tại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

2. Văn bản đến, văn bản đi  thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

3. Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

4. Khi nhận được văn bản điện tử đến, Văn thư phải xử lý kịp thời, không chờ văn bản giấy (nếu có). Lãnh đạo cơ quan phân công tới chuyên viên chủ trì ngay trong ngày.

5. Hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính sau khi được tiếp nhận tại Bộ phận một cửa phải tự động đồng bộ và gửi vào Hệ thống để quản lý thống nhất, thực hiện xử lý theo quy trình trên Hệ thống.

6. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo Quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 17. Danh mục các loại văn bản bắt buộc áp dụng trong cơ quan nhà nước được gửi, nhận qua môi trường mạng

Việc gửi, nhận văn bản điện tử không gửi kèm văn bản giấy thực hiện theo Phụ lục I Quy định này và được điều chỉnh, bổ sung theo quy định của ngành, lĩnh vực.

Điều 18. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi

1. Quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi tại Ủy ban nhân dân xã thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy định này.

Điều 19. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

Thực hiện theo quy định tại Điều 15 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại  Phụ lục II.

Điều 20. Đăng ký văn bản đi

Thực hiện theo quy định tại Điều 16 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Phụ lục II.

Điều 21. Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

Thực hiện theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Phụ lục II.

Điều 22. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Thực hiện theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Phụ lục II.

Điều 23. Lưu văn bản đi

Thực hiện theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Phụ lục II.

Điều 24. Tiếp nhận văn bản đến; đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến

Thực hiện theo quy định tại Điều 21, Điều 22, Điều 23 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định tại Phụ lục II.

Điều 25. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan; những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay, đảm bảo theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật. Trong một số trường hợp cần thiết, cán bộ, công chức chuyên môn in Phiếu giải quyết văn bản đến kèm theo văn bản đến bằng giấy trình lãnh đạo cơ quan để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết văn bản đến.

2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của cơ quan.

3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo lãnh đạo. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.

4. Văn phòng - Thống kê xã có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan, đảm bảo 100% văn bản đi được liên thông với văn bản đến trên Hệ thống quản lý văn bản điều hành.

Mục 3. SAO VĂN BẢN

Điều 26. Các hình thức bản sao

1. Các hình thức bản sao thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP

2. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phần II, Phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Điều 27. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP có giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 28. Thẩm quyền sao văn bản

Thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Mục 4. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 29. Lập Danh mục hồ sơ

1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ

a) Quản lý các hoạt động của cơ quan và cá nhân thông qua Hệ thống hồ sơ.

b) Giúp cho cơ quan chủ động trong việc tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư được chặt chẽ và khoa học.

c) Là căn cứ để kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ tại đơn vị, cá nhân; góp phần nâng cao ý thức và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong cơ quan đối với việc lập hồ sơ và chuẩn bị nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

d) Là căn cứ để lựa chọn tài liệu có giá trị để lưu trữ và phục vụ sử dụng.

2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ

Các căn cứ chủ yếu để lập Danh mục hồ sơ bao gồm: Các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan và các đơn vị trong cơ quan tổ chức; Quy chế làm việc của cơ quan; Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan; Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan và của mỗi cá nhân; Danh mục hồ sơ của những năm trước; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Mục lục hồ sơ của cơ quan (nếu có).

3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ

a) Xây dựng đề mục trong Danh mục hồ sơ

- Đề mục trong Danh mục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động. Căn cứ tình hình thực tế của mỗi cơ quan để chọn đề mục Danh mục hồ sơ cho phù hợp, bảo đảm việc lập hồ sơ được đầy đủ, chính xác và thuận tiện.

- Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên đơn vị hoặc chia thành các mặt hoạt động. Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể.

b) Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và người lập hồ sơ

- Xác định những hồ sơ cần lập trong năm, cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa trên các căn cứ lập Danh mục hồ sơ tại Khoản 2 Điều này; đặc biệt là chương trình kế hoạch và nhiệm vụ công tác năm của cơ quan, tổ chức và của các đơn vị, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng cá nhân trong đơn vị.

- Tiêu đề hồ sơ cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc.

c) Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

Thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định theo quy định hiện hành: Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm cụ thể. Thời hạn được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan, tổ chức (nếu có).

d) Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

- Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã.

- Các đề mục nhỏ (nếu có) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bảng chữ số Ả-rập.

- Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả rập) và ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan quy định nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu.

Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một trong hai cách sau:

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01.

+ Số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.

4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ

a) Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách sau:

- Cách thứ nhất: Văn thư xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ quan; lấy ý kiến đóng góp của đơn vị, cá nhân liên quan; hoàn thiện dự thảo, trình ký ban hành.

- Cách thứ hai: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của cơ quan, bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình ký ban hành.

b) Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt, được ban hành vào đầu năm.

c) Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan đồng thời cập nhật vào Hệ thống để cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xãlàm căn cứ lập hồ sơ và thực hiện lập hồ sơ điện tử. Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức.

5. Mẫu Danh mục hồ sơ theo Phụ lục III Quy định này

Điều 30. Lập hồ sơ

1. Thực hiện theo quy định tại Điều 29 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập

a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức.

b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Điều 31. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Thực hiện theo quy định tại Điều 30 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

2. Trách nhiệm của đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức

a) Đơn vị và cá nhân trong cơ quan có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

c) Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã trong cơ quan trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác, đi học tập dài ngày phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình công tác cho đơn vị, Lưu trữ cơ quan theo quy định của cơ quan, tổ chức.

Chương III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 32. Tổ chức thực hiện

1. Cán bộ, công chức, người hoạt động không chuyên trách xã trong cơ quan có trách nhiệm gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua môi trường mạng; thường xuyên sử dụng văn bản điện tử phục vụ quản lý, điều hành và trao đổi thông tin để thay thế văn bản giấy.

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, phản ánh bằng văn bản về UBND xã (Qua văn phòng - Thống kê xã) tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân xã xem xét, quyết định./.