1. Hoạt động xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL

- Tình hình phê duyệt và ban hành:

UBND xã tiếp tục thực hiện các nội dung áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, sau khi được hướng dẫn của Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh, của UBND thị xã. UBND xã đã ban hành Quyết định kiện toàn Ban Chỉ đạo áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của cơ quan, bổ nhiệm Đại diện Lãnh đạo về chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 theo yêu cầu. Thành phần Ban Chỉ đạo gồm lãnh đạo UBND xã, các cán bộ, công chức chuyên môn có nhiệm vụ thường xuyên thực hiện các công việc theo yêu cầu của Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015. Đồng thời đã cử 01 đồng chí Phó Chủ tịch làm Đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR). Việc xây dựng, áp dụng Hệ thống ISO tại cơ quan xã được triển khai thực hiện thường xuyên, liên tục đảm bảo theo quy định và áp dụng đầy đủ các thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan. 

UBND xã đã ban hành đầy đủ các văn bản liên quan đến việc duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 như:

Quyết định số 127/QĐ-UBND ngày 27/12/2022 về việc ban hành Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ các thành viên Ban Chỉ đạo áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của UBND xã.

Quyết định số 32/QĐ-UBND ngày 14/3/2024 về việc kiện toàn Ban Chỉ đạo áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa.

Quyết định số 33/QĐ-UBND ngày 14/3/2024 về việc bổ nhiệm Đại diện Lãnh đạo về chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 tại UBND xã Dương Hòa

Quyết định số 34/QĐ-UBND ngày 14/3/2024 về việc kiện toàn Ban soạn thảo văn bản Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại UBND xã Dương Hòa

Kế hoạch số 74/KH-UBND ngày 31/12/2023 kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa năm 2024.

Quyết định số 134/QĐ-UBND ngày 31/12/2023 về việc ban hành “Chính sách chất lượng năm 2024” thuộc Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại UBND xã Dương Hòa.

Quyết định số 135/QĐ-UBND ngày 31/12/2023 về việc Công bố và ban hành mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng áp dụng tại Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa năm 2024.

Chương trình số 03 chương trình đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng (năm 2024)

Kế hoạch số 75/KH-UBND ngày 31/12/2023 kế hoạch đánh giá nội bộ năm 2024.

Quyết định số 63/QĐ-UBND ngày 22/6/2023 về việc công bố lại Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

Quyết định số 64/QĐ-UBND ngày 22/6/2023 về việc ban hành, áp dụng tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

- Tình hình triển khai đến thời điểm báo cáo:

- Duy trì và cải tiến HTQLCL: Đã xây dựng và ban hành đầy đủ Kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL; Quyết định ban hành mục tiêu chất lượng (MTCL), MTCL và Kế hoạch thực hiện MTCL đồng bộ theo Bộ mẫu hướng của BCĐ 19; Kế hoạch đánh giá nội bộ (ĐGNB) của cơ quan năm 2024; kiện toàn Ban chỉ đạo việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015; đã công bố HTQLCL phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015.

- Tài liệu hệ thống HTQLCL: Đang tiến hành rà soát các văn bản quy phạm pháp luật, danh mục công bố TTHC của UBND tỉnh trong quý I năm 2024 để sửa đổi Mô hình HTQLCL (Sổ tay chất lượng), các quy trình bắt buộc của HTQLCL, quy trình nội bộ bắt buộc theo Quyết định số 2276/QĐ-UBND ngày 21 tháng 9 năm 2022 của UBND tỉnh về phê duyệt quy trình nội bắt buộc áp dụng tại các CQHCNN trên địa bàn tỉnh, các quy trình TTHC mới bổ sung và công bố lại HTQLCL;

- Hoạt động ĐGNB

+ Năm 2024: UBND xã đã có kế hoạch và chương trình  ĐGNB, theo kế hoạch tháng 7 thực hiện đánh giá nội bộ năm 2024.

- Hoạt động đánh giá sự hài lòng của khách hàng: UBND xã ban hành Kế hoạch số 70/KH-UBND ngày 30/12/2023 kế hoạch tổ chức đánh giá mức độ hài lòng của người dân, tổ chức đối với dịch vụ hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả UBND xã năm 2024; Công văn số 94/UBND ngày 25/01/2024 về việc nâng cao sự hài lòng của người dân, tổ chức đối với sự phục vụ của cơ quan hành chính nhà nước năm 2024.

Trong Qúy I năm 2024: Mức độ hài lòng của người dân, doanh nghiệp về giải quyết TTHC đạt cụ thể: Tiêu chí 1: Đánh giá tổng thể dịch vụ rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 2: Mức độ thuận tiện khi sử dụng dịch vụ (dịch vụ dễ sử dụng, thời gian đáp ứng của dịch vụ khi giao tiếp, xử lý dữ liệu) rất hài lòng đạt: 100%; tiêu chí 3: Mức độ đúng hạn trong xử lý, trả kết quả của cơ quan nhà nước rất hài lòng đạt: 100%; tiêu chí 4: Thái độ của cán bộ, công chức, viên chức (mức độ nhiệt tình, thái độ nhũng nhiễu, gây phiền hà, cách giao tiếp của cán bộ, công chức khi hướng dẫn, xử lý hồ sơ) rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 5: Thời gian giải quyết thủ tục hành chính so với thời gian cho phép theo quy định của pháp luật rất hài lòng đạt 76,5%, hài lòng đạt 21,6%, không hài lòng chiếm 1,9%(có 01 hồ sơ quá thời gian trả kết quả trên hệ thống); tiêu chí 6: Thời gian thực hiện giải quyết so với quy định rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 7: Số lần phải liên hệ với nơi tiếp nhận hồ sơ để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 8: Số lượng cơ quan, đơn vị, tổ chức phải liên hệ để hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 9: Thực hiện tổ chức tiếp nhận hồ sơ, giải quyết, trả kết quả tại Bộ phận Một cửa rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 10: Mức độ công khai các thủ tục hành chính rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 11: Tiếp thu, giải trình đối với các ý kiến phản ánh, kiến nghị của tổ chức, cá nhân rất hài lòng đạt 100%; tiêu chí 12: Tiến độ và chất lượng cung cấp dịch vụ công trực tuyến của cơ quan có thẩm quyền rất hài lòng đạt 100%.

+ Hành động khắc phục các điểm không phù hợp: Chưa phát hiện

- Việc tuân thủ thực hiện các quá trình giải quyết công việc đã được xác định trong HTQLCL: các bộ phận chuyên môn cũng như cán bộ, công chức chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc cơ bản đã tuân theo các quy trình giải quyết thủ tục hành chính được ban hành, áp dụng.

- Hoạt động xử lý các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL: Chưa có các khiếu nại liên quan đến lĩnh vực áp dụng HTQLCL.

2. Tổ chức thực hiện các quy định tại Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước:

- Việc đảm bảo sự tham gia của lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân có liên quan trong quá trình xây dựng và áp dụng HTQLCL (thành lập, kiện toàn Ban chỉ đạo ISO theo cơ cấu tổ chức mới; chỉ định Đại diện lãnh đạo; kế hoạch duy trì áp dụng HTQLCL hằng năm…):

UBND xã đã ban hành Quyết định bổ nhiệm Đại diện Lãnh đạo về chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015 tại UBND xã Dương Hòa; Quyết định kiện toàn Ban Chỉ đạo áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa; Quyết định kiện toàn Ban soạn thảo văn bản Hệ thống quản lý chất lượng  theo Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại UBND xã Dương Hòa; Quyết định ban hành Quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ các thành viên Ban Chỉ đạo áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của UBND xã.

- Thực hiện tốt Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3/2014 của Thủ tướng Chính phủ trong hoạt động duy trì và cải tiến HTQLCL. Công tác xây dựng kế hoạch và đánh giá kết quả thực hiện MLTC đã được quan tâm xây dựng cụ thể tại Quyết định số 135/QĐ-UBND ngày 31/12/2023 về việc Công bố và ban hành mục tiêu chất lượng và Kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng áp dụng tại Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa năm 2024. Kế hoạch số 74/KH-UBND ngày 31/12/2023 kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa năm 2024.

- Thực hiện công tác xây dựng, công tác thực hiện kế hoạch, các mốc thời gian thực hiện, các tiêu chí đều được thực hiện đảm bảo theo quy định.

-  Báo cáo về tình hình giải quyết hồ sơ thực hiện TTHC (đúng hẹn, trước hẹn, trễ hẹn; số lượng, tỷ lệ hồ sơ có sai sót khi thực hiện quy trình giải quyết…) trong quý I năm 2024: Bộ phận tiếp nhận và Trả kết quả xã đã tiếp nhận 47 hồ sơ, trong đó hồ sơ đã giải quyết xong 43 hồ sơ; hồ sơ đang giải quyết trong hạn 4 hồ sơ.

- Việc công bố HTQLCL phù hợp Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và thông báo bằng văn bản đến đơn vị chủ trì để theo dõi, tổng hợp; niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan: UBND xã đã ban hành Quyết định số 63/QĐ-UBND ngày 22/6/2023 về việc công bố lại Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015; Quyết định số 64/QĐ-UBND ngày 22/6/2023 về việc ban hành, áp dụng tài liệu Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 và thực hiện công bố Hệ thống Quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, thực hiện niêm yết bản công bố Hệ thống Quản lý chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 đối với các lĩnh vực hoạt động của ủy ban nhân dân xã tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã và đăng tải công bố trên trang thông tin điện tử xã theo đúng quy định.

3. Đánh giá, nhận xét

a) Tự đánh giá về hiệu quả của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng tại cơ quan

- Các hoạt động thực hiện việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại cơ quan đã triển khai thực hiện theo Kế hoạch của UBND tỉnh, UBND thị xã và Kế hoạch số 74/KH-UBND ngày 31/12/2023 kế hoạch triển khai xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của Ủy ban nhân dân xã Dương Hòa năm 2024.

- Về tài liệu hệ thống HTQLCL: Hiện tại đơn vị đã xây dựng tài liệu HTQLCL đảm bảo theo Quyết định số 101/QĐ-BKHCN ngày 21 tháng 01 năm 2019 về việc công bố Mô hình khung hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước tại địa phương (Mô hình HTQLCL - Sổ tay chất lượng, Quy trình hệ thống bắt buộc, Quy trình nội bộ cần thiết, Quy trình giải quyết TTHC, các tài liệu liên quan…).

- Qua các cuộc họp và lồng ghép vào trong các cuộc họp giao ban cơ quan, định kỳ về tình hình, kết quả việc áp dụng, duy trì, cải tiến Hệ thống QLCL ISO trong cơ quan. Công tác họp xem xét của lãnh đạo về Hệ thống quản lý chất lượng thực hiện xem xét đánh giá các nội dung tình hình duy trì, áp dụng hệ thống QLCL; tình hình thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2024.

- Lãnh đạo UBND xã đã thể hiện cam kết của mình thông qua việc ban hành Chính sách chất lượng; ban hành MTCL, kế hoạch thực hiện MTCL; Kế hoạch đánh giá nội bộ của năm 2024; thực hiện ĐGNB và xem xét của lãnh đạo năm 2024.

- Hoạt động duy trì, cải tiến HTQLCL: Cơ quan đã thực hiện việc duy trì, cải tiến HTQLCL thông qua việc xây dựng, ban hành Kế hoạch xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL năm 2024.

- Về HTQLCL phục vụ công tác cải cách hành chính: Hiện nay các TTHC đều có quy trình xử lý công khai, quy định rõ thành phần hồ sơ, thời gian trả kết quả và được cấu hình vào phần mềm Dịch vụ công trực tuyến của tỉnh để tiếp nhận và giải quyết hồ sơ cho tổ chức, công dân, thời gian giải quyết TTHC được thiết lập đúng quy định, giải quyết TTHC và lưu trữ hồ sơ thực hiện theo đúng quy trình (tiếp nhận hồ sơ và lưu thành phần hồ sơ đúng theo quy trình giải quyết TTHC của Quyết định số 34 /2019/QĐ-UBND ngày 13  tháng 6 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế).

b) Những thuận lợi, khó khăn và những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL tại cơ quan

* Thuận lợi:

- Được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời của Sở Khoa học và công nghệ và UBND thị xã nên việc duy trì, áp dụng và cải tiến Hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2015 công tác chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc trong cơ quan đạt hiệu quả cao, đáp ứng được yêu cầu của công việc.

- Việc xây dựng các quy trình, quy định, căn cứ pháp lý của hệ thống QLCL theo TCVN ISO 9001:2015 trên cơ sở quy định của các quyết định của UBND tỉnh phê duyệt quy trình nội bộ bắt buộc áp dụng tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh và quyết định ban hành danh mục thủ tục hành chính được tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của Ủy ban nhân dân xã, nên các bước thực hiện của quy trình được quy định rất rõ ràng và cụ thể phù hợp với thực tế áp dụng.

- Các thành viên Ban Chỉ đạo áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo quốc gia TCVN ISO 9001:2015 của xã thường xuyên theo dõi, kiểm tra, đôn đốc tiến độ và triển khai có hiệu quả việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2015 tại xã, các thành viên thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước về yêu cầu nâng cao chất lượng phục vụ trong công tác cải cách hành chính nhà nước, áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2015 tại UBND xã.

* Những khó khăn và những vấn đề tồn tại trong việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL

- Các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan thường xuyên thay đổi nên công tác rà soát các quy trình giải quyết thủ tục hành chính (TTHC) để ban hành, áp dụng chưa kịp thời;

- Nhận thức về HTQLCL của một số cán bộ, công chức vẫn còn hạn chế nên triển khai việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL vẫn còn khó khăn.

4. Nhiệm vụ trong  tâm Qúy II năm 2024

1. Tiếp tục triển khai áp dụng các quy trình hệ thống, quy trình nội bộ, quy trình giải quyết thủ tục hành chính. Đảm bảo 100% thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân xã được thực hiện theo quy trình phù hợp với HTQLCL.

2.  Tiếp tục giám sát thực hiện các quy trình quản lý hệ thống: kiểm soát hồ sơ, tài liệu, kiểm soát sự không phù hợp, hành động khắc phục, hành động phòng ngừa, lưu trữ hồ sơ khi thực hiện các quy trình.

3. Thường xuyên cập nhật các căn cứ pháp lý mới ban hành để giải quyết các thủ tục hành chính, tiến hành rà soát và thực hiện chỉnh sửa, bổ sung những thay đổi vào HTQLCL đúng quy định.

4. Tham gia tập huấn, đào tạo chuyên môn về HTQLCL (nếu có).

5. Thực hiện các chế độ báo cáo đảm bảo quy định.