Thông thường, khi tiến hành dịch vụ hành chính công của cơ quan nhà, một số thủ tục yêu cầu CD/DN/TC kèm theo một số giấy tờ pháp lý kem theo (như hộ khẩu, chứng minh nhân dân, giấy phép, bằng cấp .v.v.). Mỗi lần tiến hành CD/DN/TC phải tiến hành chứng thực các văn bản để có 1 bản nộp cho cơ quan nhà nước. Công việc này rất bất tiện cho CD/TC/DN.

Chứng thực điện tử văn bản pháp lý là hình thức số hóa các văn bản giấy của CD/DN/TC trên hệ thống của tỉnh và công nhận tính pháp lý của văn bản điện tử được chứng thực. Khi tiến hành đăng ký dịch vụ công trực tuyến thì các cơ quan nhà nước đối chiếu văn bản điện tử được chứng thực để chấp nhận hồ sơ mà không cần yêu cầu CD/DN/TC phải nộp bản giấy đã được chứng thực.