Thực hiện Công văn số 3053/UBND-CCHC ngày 10/11/2023 của UBND thị xã Hương Thủy về việc chấn chỉnh công tác tiếp nhận, giải quyết hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính. Chủ tịch UBND xã yêu cầu cán bộ, công chức Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả xã tập trung thực hiện các nội dung sau:

1. Thực hiện nghiêm việc công khai, minh bạch trong tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả giải quyết TTHC; công chức làm việc tại Bộ phận Một cửa xã trong quá trình tiếp công dân phải thực hiện tuyên truyền, hướng dẫn các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp sử dụng tài khoản định danh điện tử để thực hiện TTHC (bảo đảm 100% hồ sơ TTHC được tiếp nhận, giải quyết có tài khoản đúng) và 100% các hồ sơ TTHC tiếp nhận, giải quyết tại cơ quan được theo dõi trạng thái xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh, trên Cổng Dịch vụ công quốc gia để người dân, tổ chức, doanh nghiệp có thể tra cứu, theo dõi tình trạng hồ sơ cũng như việc giám sát, đánh giá quá trình thực hiện.

Công chức tiếp nhận hồ sơ TTHC có trách nhiệm thường xuyên giám sát, kiểm tra việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả hồ sơ TTHC trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh đối với danh mục TTHC được đưa vào tiếp nhận và trả kết quả tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả cấp xã theo quy định. Khi giao dịch với công dân phải thông báo trả lời bằng văn bản về tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC và cập nhật các mẫu phiếu trả lời trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC tỉnh, không trả lời bằng miệng khi tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả TTHC.

 2. Tăng cường kỷ luật, kỷ cương hành chính, nâng cao chất lượng phục vụ các tổ chức, cá nhân trên địa bàn; đồng thời, tăng cường công tác tự kiểm tra, xử lý trách nhiệm của cán bộ, công chức có liên quan trong việc tham mưu giải quyết hồ sơ TTHC trễ hạn (bao gồm cả trễ hạn thực tế và trễ hạn do quên thực hiện thao tác trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của tỉnh) làm ảnh hưởng đến việc trả kết quả giải quyết cho các tổ chức, cá nhân và công tác cải cách hành chính của xã.

3. Đối với hồ sơ không thể giải quyết thủ tục hành chính theo đúng thời gian quy định thì trong thời gian chậm nhất 01 (một) ngày trước ngày hết hạn, cán bộ, công chức xã tham mưu UBND xã ban hành văn bản thông báo (có chữ ký số) và gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả cho cá nhân, tổ chức, trong đó ghi rõ lý do quá hạn, thời gian xin gia hạn và trả kết quả. Việc hẹn lại ngày trả kết quả được thực hiện không quá một lần. Thời gian gia hạn trả kết quả yêu cầu không quá thời hạn giải quyết thủ tục hành chính đó (đối với những thủ tục hành chính có thời hạn giải quyết dưới 08 ngày), hoặc không quá 1/2 thời gian giải quyết thủ tục hành chính (đối với những thủ tục hành chính có thời hạn giải quyết từ 08 ngày trở lên).

4. Giao Văn phòng - Thống kê xã thường xuyên theo dõi, đôn đốc quá trình tham mưu giải quyết TTHC của các cán bộ, công chức. Định kỳ hàng tháng trích xuất thông tin, dữ liệu thể hiện chi tiết quá trình chậm trễ hồ sơ, họ tên của từng cán bộ, công chức xử lý hồ sơ TTHC gây chậm trễ, thông báo bằng văn bản công khai cá nhân để chậm trễ nhiệm vụ, quá hạn hồ sơ, công việc trên Trang thông tin điện tử xã. Nếu quá 02 lần thông báo bằng văn bản mà nhiệm vụ, hồ sơ chưa hoàn thành thì tham mưu báo cáo UBND xã phát văn bản phê bình hoặc có biện pháp kiểm điểm trách nhiệm phù hợp tuỳ theo mức độ vi phạm.

 Nghiêm túc thực hiện chế độ kiểm tra và báo cáo quy định tại Quyết định số 34/2019/QĐ-UBND ngày 13/6/2019 của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế.

Tham mưu đề xuất UBND xã thực hiện biểu dương, khen thưởng cán bộ, công chức thực hiện tốt, có biện pháp xử lý nghiêm cán bộ, công chức không nghiêm túc thực hiện, gây khó khăn chậm trễ trong giải quyết TTHC; gắn việc giải quyết hồ sơ, thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp của cán bộ, công chức vào tiêu chí bình xét thi đua, khen thưởng và đánh giá, xếp loại cán bộ, công chức theo quy định.